Quand un ouvrage n'a qu'un seul volume, il suffit, comme nous l'avons fait tout à l'heure (fiches Daudet, Chartier, etc.), d'en indiquer le format; la mention 1 vol. se trouve sous-entendue.
Pour vos fiches ou cartes, comme pour vos registres, une écriture droite, du genre de la petite ronde, est de beaucoup préférable à l'écriture penchée, dite anglaise. L'écriture droite permet de faire tenir dans un même espace bien plus de texte que l'anglaise, et elle s'accommode mieux, par suite, avec les colonnes des registres[440]. Écrivez toujours bien lisiblement et, autant que possible, pas trop fin. Vous pouvez d'ailleurs et vous devez même tracer en plus forts caractères certaines mentions, telles que le mot d'ordre; en souligner d'autres: le titre du livre, par exemple; dans certains cas, il vous est loisible d'incliner légèrement votre écriture, en imitant l'italique: vous donnerez ainsi à vos fiches toute la clarté désirable et le meilleur aspect possible.
Les bibliothèques publiques remplacent les ex-libris par des empreintes à l'encre grasse et indélébile, faites sur le titre des livres au moyen du timbre même de ces bibliothèques, et elles inscrivent souvent dans le champ de cette empreinte la cote du livre. Le même cachet est reporté plus loin à deux endroits: à la dernière page du volume, et à une page conventionnelle, qui est toujours la même pour chaque bibliothèque: page 97, anciennement page 101, pour la Bibliothèque nationale; page 41 pour la bibliothèque Sainte-Geneviève; page 99 pour les bibliothèques universitaires; etc. Si le volume n'atteint pas le chiffre de la page conventionnelle, après avoir apposé l'empreinte sur le titre et sur la dernière page, on timbre,—à la Bibliothèque nationale du moins,—la première page de la deuxième feuille. «La forme du timbre est d'une grande importance pour ne pas abîmer le livre, écrit le docteur Graesel[441]; c'est pour cette raison qu'en France, où le timbrage triple est obligatoire dans toutes les bibliothèques publiques, une circulaire ministérielle[442] a recommandé d'employer des timbres oblongs et de faible diamètre, de telle façon qu'on puisse les appliquer sur les marges des volumes sans risque de couvrir le texte.»
C'est par ces marques indélébiles que les établissements publics attestent leur propriété et se précautionnent contre les détournements ou adirements de leurs livres. Afin qu'on puisse aisément reconnaître et trouver les volumes lorsqu'ils sont en place sur les rayons, la cote, ou simplement le numéro du registre d'entrée est inscrit sur une étiquette de papier, en forme de menue rondelle (d'où le nom de rondage donné à cette opération[443]), que l'on colle au dos de chaque livre[444].
Mais vous, dont les volumes n'ont pas à redouter des mains étrangères et ne doivent pas sortir de votre cabinet de travail, gardez-vous bien de souiller et déshonorer de la sorte vos chers trésors: pas de rondelles sur leurs dos, pas de timbres sur leurs feuilles de garde ou de titre, pas de cachets gras sur leurs pages, pas d'inscriptions à l'encre, si ce n'est des dédicaces d'auteurs étalées en belle place sur le recto du faux titre, un ex-dono auctoris qui spécialise votre exemplaire et en augmente le prix.
Les aristocratiques amateurs d'autrefois faisaient graver, pousser, leurs armoiries sur les plats de leurs reliures. A défaut de cette somptueuse marque de propriété, vous avez de très artistiques vignettes destinées à servir d'ex-libris, et vous pouvez encore, pour comble de précaution et tout comme le président Auguste de Thou[445], faire pousser vos initiales au bas du dos de vos livres, même de vos simples bradels.
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Un grand nombre de difficultés peuvent se présenter dans la rédaction et le classement des fiches, dans la fixation et la transcription de ce mot d'ordre, dont nous avons parlé tout à l'heure, ce mot à mettre en tête de la fiche, mot qui déterminera le classement et qu'il faudra chercher quand on recourra au catalogue. Voici les plus fréquentes de ces difficultés et leurs solutions.
Les noms précédés de la particule nobiliaire de ou d' rejettent cette particule après le nom. Ainsi:
| Joseph de Maistre | s'écrira: | Maistre (Joseph de); |
| Mme de Sévigné | — | Sévigné (Mme de); |
| Comte d'Houdetot | — | Houdetot (Comte d'); |
| M.-A.-P. d'Avezac | — | Avezac (M.-A.-P. d'). |