La tenue de catalogues méthodiques ou alphabétiques n'est pas obligatoire[467].
L'instituteur conserve et classe dans un ordre méthodique les mémoires, quittances, lettres, et les pièces de correspondance relatives à la bibliothèque scolaire.
Il lui est recommandé d'estampiller les volumes. A cet effet, les communes peuvent se procurer à la maison Paul Dupont un timbre exécuté conformément aux prescriptions de la circulaire du 31 janvier 1863, qui constate leur propriété sur les ouvrages prêtés aux familles, en même temps que le numéro du catalogue, indiqué en exergue, facilite le classement des livres sur les rayons.
Tous les ans, au 31 décembre, l'instituteur dresse, en présence du maire, la situation de la bibliothèque ainsi que celle de la caisse. Le procès-verbal de cette double opération est adressé à l'inspecteur d'académie par l'intermédiaire de l'inspecteur primaire. A chaque changement d'instituteur, le procès-verbal de récolement et de la situation de la caisse est signé par l'instituteur sortant et par son successeur. Le premier n'est déchargé de toute responsabilité qu'après avoir obtenu de l'inspecteur primaire un certificat constatant l'exécution de ces formalités et la prise en charge du successeur.
344. Lors de ses visites dans l'école, l'inspecteur primaire vérifie les registres tenus par l'instituteur; il parafe chaque page du catalogue-journal, afin de rendre tout changement ou interpolation impossible (dans certains départements, les inspecteurs ont même un double de ce catalogue pour toutes les bibliothèques de leur circonscription). Il s'assure qu'aucun livre donné ou légué n'a été admis dans la bibliothèque, sans l'approbation de l'inspecteur d'académie, et que les acquisitions ont été faites conformément aux prescriptions sus énoncées. Il contrôle également le registre des recettes et dépenses, et constate, s'il y a lieu, les irrégularités.
345. A la fin de l'année, l'inspecteur d'académie adresse au ministre, par l'intermédiaire du recteur, un rapport général sur la situation des bibliothèques scolaires de son département. Il y énumère, pour toutes les communes pourvues d'un corps de bibliothèque, le nombre des volumes de la bibliothèque, la provenance des ouvrages, le montant des ressources annuelles; il indique la manière dont la bibliothèque est tenue, le total des prêts effectués pendant l'année et pour cela il divise les ouvrages en quatre catégories: livres de littérature, — d'histoire, — d'agriculture, — de sciences[468].
Il indique encore le livre le plus souvent demandé dans chaque commune, renseignement qui guide l'administration dans les achats de livres, et signale celui des instituteurs du département qui s'est le plus distingué par son zèle et ses services rendus à l'œuvre des bibliothèques scolaires. Pour faciliter les recherches sur ces tableaux, il classe toutes les communes du département dans une seule série alphabétique[469].
346. La bibliothèque scolaire est exclusivement une bibliothèque de prêt; elle ne comporte donc pas de salle de lecture. Elle n'est pas réservée aux élèves et anciens élèves, mais est accessible à tous les habitants de la commune, qui s'engagent à rendre les livres en bon état ou à en restituer la valeur[470]. La durée des prêts n'est pas limitée; il appartient à l'instituteur de veiller à ce qu'elle ne puisse porter obstacle au mouvement régulier des livres.
347. Sous l'empire de ces dispositions, les bibliothèques scolaires ont pris une extension considérable. Si, dans un trop grand nombre de localités, l'administration a eu à lutter soit contre la résistance des autorités municipales, soit contre des défiances peu justifiées, parfois aussi les départements l'ont puissamment secondée. C'est ainsi qu'en 1865, le conseil général des Vosges prit sous son patronage la fondation d'une caisse générale des écoles et des bibliothèques scolaires; des sociétés analogues s'établirent bientôt dans la Lozère, dans la Sarthe, etc.[471]. Il fallait en outre attirer des lecteurs. Dans un rapport adressé au ministre, en 1865, M. l'inspecteur général Rapet constatait que le nombre des prêts ne répondait ni au nombre, ni à l'importance des bibliothèques. Pour le département des Alpes-Maritimes, par exemple, il en comptait une moyenne de 23 dans l'arrondissement de Grasse, de 8 dans celui de Nice et pas un seul dans celui de Puget-Théniers: «C'est qu'il ne suffit pas, concluait-il, de créer une bibliothèque, il faut encore que la population sache lire, qu'elle puisse comprendre ce qu'elle lit et qu'elle ait le goût de l'instruction[472].» Le développement de l'instruction primaire et spécialement la création des cours d'adultes ont eu pour effet de faire aimer les livres. Aussi l'appel direct adressé par le ministre aux populations, sous forme de souscriptions ouvertes dans les cours d'adultes, fût-il bientôt entendu[473]. En même temps, le ministre provoquait la librairie à mettre en vente de ces petits traités économiques qui sont si utiles aux classes laborieuses et dont les bibliothèques scolaires rendaient le débouché certain. Les libéralités individuelles ajoutèrent un appoint à celles de l'autorité centrale. L'une d'elles, vu son importance, mérite d'être rappelée: en 1868, la maison Hachette et Cie mit à la disposition du ministre, pour les bibliothèques scolaires, un don de cent mille volumes.
348. Une bibliothèque scolaire d'un genre spécial a été récemment créée à Paris, sous le titre de Bibliothèque musicale des écoles de Paris, et formée au siège des conférences pédagogiques de l'enseignement du chant. L'arrêté préfectoral du 22 octobre 1881, portant organisation de cet enseignement dans les classes supérieures des écoles primaires, y a préposé un conservateur auquel est allouée une indemnité fixe et annuelle de 800 francs, non soumise à la retenue pour pension de retraite. Ce fonctionnaire est nommé par le préfet de la Seine et choisi parmi les anciens professeurs de l'enseignement du chant dans les écoles communales de la ville de Paris, qui comptent au moins dix ans de services. Ses attributions et le règlement de la bibliothèque musicale ont été déterminés par un ordre de service émané de l'inspecteur d'académie, directeur de l'enseignement primaire.