404. La bibliothèque, placée sous le contrôle immédiat de l'adjudant-major chargé des écoles, est soumise à la haute surveillance d'une commission permanente consultative, dite Commission de la bibliothèque de la division et composée: du commandant de la division, président; du commissaire aux armements, du major de la division, du médecin-major et de l'adjudant-major chargé des écoles. La commission formule, pour être transmises à l'autorité supérieure, ses propositions en vue d'améliorer le service; elle se rend compte du fonctionnement de la bibliothèque, de la tenue des catalogues et registres et, chaque trimestre, consigne ses observations dans un rapport qui est annexé à celui du commandant de la division. Elle y indique notamment les ouvrages le plus fréquemment demandés, ceux existant dont il semble bon d'augmenter le nombre d'exemplaires, ceux qu'il pourrait être utile d'ajouter au catalogue officiel. Elle examine en outre les ouvrages offerts à la bibliothèque et, suivant les cas, en propose l'acceptation ou le rejet. Les rapports trimestriels et ces propositions isolées sont soumis à la commission centrale, sur l'avis de laquelle le ministre prononce; aucun ouvrage, de quelque nature qu'il soit, provenant de don ou d'achat, ne peut être admis dans les bibliothèques des divisions, aucun abonnement ne peut être pris sans une décision spéciale du ministre[544].

405. Le bibliothécaire est nommé et révocable par le préfet maritime, sur la proposition du commandant de la division et l'avis du major général. C'est un officier-marinier retraité, du grade de premier-maître ou de maître. Il lui est alloué, à ce titre, sur les fonds de la masse générale d'entretien de la division, une gratification de 600 francs par an, payable par trimestres[545]. Il est chargé, sous sa responsabilité pécuniaire, de la conservation des livres, hors le cas où ils sont confiés à un lecteur; il est assisté, pour la surveillance de la salle, d'un second maître ou d'un quartier-maître, et, d'après les propositions du commandant de la division, le préfet maritime lui adjoint le nombre de plantons nécessaire.

Le bibliothécaire doit tenir: 1o Un livre-journal des entrées et des sorties;

La commission peut lui imposer en outre la tenue d'un catalogue alphabétique par noms d'auteurs et d'un jeu de fiches mobiles permettant de retrouver dans les recueils périodiques les articles parus sur un même sujet.

Chaque volume est pourvu d'une double étiquette, sur le dos et sur la première page, où sont relatés son numéro au livre-journal, à l'inventaire, sa lettre de série, le numéro de la subdivision et celui du catalogue. Un tel luxe de numérotation ne peut, suivant nous, qu'être une source de confusion, et l'expérience a depuis longtemps démontré les inconvénients de cette surabondance de chiffres[546].

406. On procède, à la fin de chaque année, au récolement de la bibliothèque et à l'établissement de l'inventaire qui reproduit les renseignements portés au livre-journal d'entrée, c'est-à-dire la description du volume avec mention de sa valeur: on tient compte dans l'inventaire de la plus-value résultant de la reliure ou du cartonnage pour les ouvrages brochés au moment de leur entrée. Une expédition de l'inventaire est adressée au ministre, sous le timbre: Direction du personnel. Bureau des équipages de la flotte.

407. Les bibliothèques des divisions sont ouvertes en permanence, le jour et le soir, hiver et été, aux heures fixées par un arrêté du préfet maritime, lequel détermine également les mesures d'ordre et de police intérieure. On y admet tous les officiers-mariniers, même ceux en disponibilité, et les quartiers-maîtres, marins ou assimilés, en service à la division, à la réserve, sur les bâtiments en rade ou dans le port. La séance du jour doit avoir une durée de quatre heures au moins, celle du soir se termine à dix heures. La première a même été scindée en deux, ce qui donne trois séances par jour; ainsi la bibliothèque de Brest est ouverte de 9 à 11 heures le matin, de 2 à 4 heures l'après-midi, et de 6 heures 30 à 10 heures le soir.

Le bibliothécaire inscrit sur un registre à souche les noms, grade et numéro matricule de tout lecteur, en indiquant s'il appartient à la division, à la réserve, à la disponibilité ou à un bâtiment armé, et, dans ce dernier cas, il ajoute le nom du bâtiment. A ces renseignements sommaires il joint le titre de l'ouvrage ou des ouvrages que le lecteur peut prendre successivement dans la même séance, en ayant soin de faire suivre cette mention d'un R à chaque restitution de livres. Lorsque le lecteur se retire, il lui remet un laissez-passer détaché de la souche qu'un planton de service exige à la sortie. Ces laissez-passer sont comptés le soir; on en établit la concordance avec le nombre des lecteurs inscrits dans la journée, puis on les détruit pour éviter qu'ils puissent servir de nouveau. Ces formalités sont excessives: on y retrouve cette tendance à multiplier inutilement les écritures, que nous avons constatée dans la confection des étiquettes et que nous aurions pu signaler aussi dans l'établissement de l'inventaire annuel. Il semble difficile que, dans une bibliothèque un peu fréquentée, et celles des divisions le sont beaucoup, le bibliothécaire puisse suffire à la seule tâche des inscriptions sur ses différents registres. On simplifierait utilement son travail en laissant au lecteur le soin d'inscrire lui-même, avec son nom et son numéro matricule, le titre sommaire de l'ouvrage qu'il désire, sur un bulletin qu'il devrait, en sortant, remettre au planton de service, muni de la lettre R par le bibliothécaire. Il suffirait de conserver ces bulletins pour établir ensuite le mouvement de la bibliothèque.

408. Les pertes et dégradations sont imputables au lecteur, ou au bibliothécaire, ou à la masse générale d'entretien si aucune responsabilité n'est en jeu. La perte d'un volume est appréciée comme celle de l'ouvrage complet, à moins que le volume ne puisse être remplacé isolément. Aucune dégradation n'est évaluée à moins du cinquième du prix de l'ouvrage.