La structure administrative et financière du Projet Gutenberg se limite au strict minimum, avec une devise qui tient en trois mots: «Less is more.» Michael Hart insiste régulièrement sur la nécessité d’un cadre aussi souple que possible laissant toute initiative aux volontaires, et la porte grande ouverte aux idées nouvelles. Le but est d’assurer la pérennité du projet indépendamment des crédits, des coupures de crédits et des priorités culturelles, financières et politiques du moment. Pas de pression possible donc par le pouvoir et par l’argent. Et respect à l’égard des volontaires, qui sont assurés de voir leur travail utilisé pendant de nombreuses années, si ce n’est pour plusieurs générations, d’où l’intérêt d’un format numérique qui soit toujours valable dans quelques siècles. Le suivi régulier du projet est assuré grâce à une lettre d’information hebdomadaire et mensuelle, des forums de discussion, des wikis et des blogs.
Les dons servent à financer des ordinateurs et des scanners, et à envoyer des CD-ROM et DVD gratuits à tous ceux qui en font la demande. Suite au CD-ROM Best of Gutenberg disponible en août 2003 avec une sélection de 600 titres et à un premier DVD disponible en décembre 2003 avec 9.400 titres, un deuxième DVD est disponible en juillet 2006 avec 17.000 titres. A partir de 2005, CD-ROM et DVD sont disponibles sous forme d'images ISO sur le site de BitTorrent, ces images pouvant être téléchargées pour graver des CD-ROM et DVD sur place à titre personnel. En 2007, le Projet Gutenberg envoie 15 millions de livres par voie postale sous forme de CD-ROM et DVD.
Chose souvent passée sous silence, Michael Hart est le véritable inventeur de l’ebook. Si on considère l’ebook dans son sens étymologique, à savoir un livre numérisé pour diffusion sous forme de fichier électronique, celui-ci aurait donc quarante ans et serait né avec le Projet Gutenberg en juillet 1971. Une paternité beaucoup plus réconfortante que les divers lancements commerciaux dans un format propriétaire ayant émaillé le début des années 2000. Il n’y a aucune raison pour que la dénomination «ebook» ne désigne que l’ebook commercial et soit réservée aux Amazon, Barnes & Noble, 00h00, Gemstar, Google Books et autres. L’ebook non commercial est un ebook à part entière - et non un parent pauvre - tout comme l’édition électronique non commerciale est une forme d’édition à part entière, et tout aussi valable que l’édition commerciale. En 2003, les etexts du Projet Gutenberg deviennent des ebooks, pour coller à la terminologie ambiante.
En juillet 1971, l’envoi d’un fichier de 5 Ko à cent personnes aurait fait sauter l’embryon de réseau disponible à l’époque. En novembre 2002, le Projet Gutenberg peut mettre en ligne les 75 fichiers du Human Genome Project - à savoir le séquençage du génome humain -, chaque fichier se chiffrant en dizaines sinon en centaines de méga-octets. Ceci peu de temps après la parution initiale du Human Genome Project en février 2001, puisqu’il appartient d’emblée au domaine public.
En 2004, la capacité de stockage des disques durs est telle qu’il serait possible de faire tenir l’intégralité de la Library of Congress au format texte sur un support de stockage coûtant 140 dollars US. Et quelques années seulement nous sépareraient d’une clé USB (Universal Serial Bus) permettant de stocker l’intégralité du patrimoine écrit de l’humanité.
La demande est énorme. En témoigne le nombre de téléchargements, qui se comptent désormais en dizaines de milliers par jour.
A la date du 31 juillet 2005, on compte 37.532 fichiers téléchargés dans la journée, 243.808 fichiers téléchargés dans la semaine et 1.154.765 fichiers téléchargés dans le mois.
A la date du 6 mai 2007, on compte 89.841 fichiers téléchargés dans la journée, 697.818 fichiers téléchargés dans la semaine et 2.995.436 fichiers téléchargés dans le mois. Courant mai, ce nombre atteint les 3 millions.
À la date du 15 mars 2010, on compte 103.422 fichiers téléchargés dans la journée, 751.037 fichiers téléchargés dans la semaine et 3.033.824 fichiers téléchargés dans le mois.
Ceci uniquement pour le principal site de téléchargement, ibiblio.org (basé à l’Université de Caroline du Nord, aux États-Unis), qui héberge aussi le site du Projet Gutenberg. Le deuxième site de téléchargement est l’Internet Archive, qui est le site de sauvegarde et qui met à la disposition du Projet Gutenberg une capacité de stockage illimitée.