LEIPZIG.
Le bibliothécaire avise immédiatement de l'envoi le président de la commission centrale des bibliothèques universitaires.
De même, les publications académiques provenant de l'étranger parviennent à chaque bibliothèque universitaire en un seul envoi, contenant autant de paquets séparés qu'il y a d'universités échangeantes. Chaque paquet renferme un état sommaire du contenu, que le bibliothécaire transcrit, aussitôt après vérification, sur un état général à envoyer au président de la commission centrale dans la première quinzaine de mai de chaque année. Il y joint, en cas de besoin, ses observations, indique la date d'arrivée de l'envoi collectif des universités étrangères et, s'il y a lieu, des autres articles de même provenance reçus directement par la poste[375].
283. Dans son rapport du 15 janvier 1883, M. Michel Bréal estime que les collections envoyées cette année de l'étranger s'élèveront au moins à 1,500 dissertations formant pour nos dix-huit bibliothèques un total de 27,000 articles; d'autre part, les statistiques fournies par les bureaux de l'enseignement supérieur permettent d'évaluer à 900 le chiffre des thèses que nous devrons envoyer à chaque université étrangère, ce qui donne également pour trente universités un total de 27,000 articles[376]. «Ces échanges, ajoute-t-il, auront l'avantage de faire connaître par une des bases les plus sûres l'état de la science et de l'enseignement à l'étranger, et permettront à nos facultés de province de reprendre, en renouant des relations suivies avec les universités de l'Europe, une tradition interrompue depuis trois siècles[377].»
284. Un autre avantage pratique a été d'appeler sérieusement l'attention de l'administration centrale sur les échanges déjà en usage entre les facultés françaises et d'en assurer la régularité. En France, les envois doivent toujours être adressés de bibliothèque universitaire à bibliothèque universitaire. S'il y a lieu de procéder à une répartition entre les différentes sections d'une bibliothèque, elle est faite conformément aux prescriptions sus-énoncées de la circulaire du 31 mai 1882, par le bibliothécaire chargé de centraliser le service dans le ressort de l'académie. Cette règle ne souffre d'exception que pour l'académie de Paris. Les thèses de droit, de médecine, de théologie et de pharmacie forment des paquets spéciaux à l'adresse de ces trois facultés et de l'École supérieure de pharmacie; une deuxième collection des mêmes thèses est préparée pour la bibliothèque de l'Université, soit par les secrétaires des facultés qui la remettent aux bibliothécaires pour être jointe à leur envoi collectif, soit par les bibliothécaires eux-mêmes qui, dans ce cas, reçoivent du secrétariat, au fur et à mesure des dépôts par les candidats, un exemplaire en sus du chiffre porté aux tableaux de répartition annexés aux arrêtés des 21 juillet 1882 et 25 octobre 1883. Les thèses de sciences et de lettres à destination de Paris sont seulement adressées à la bibliothèque de l'Université.
285. En vue de faciliter le contrôle de l'administration centrale, les bibliothécaires ont soin de remettre aux recteurs, pour être envoyé au ministère de l'instruction publique, un relevé des différents envois faits par eux; de même, au mois de mai, ils transmettent au ministère un état des thèses reçues des autres académies. L'examen comparatif de ces deux pièces permet de juger immédiatement du bon fonctionnement du service et de découvrir les points où il serait resté en souffrance. Le ministre a récemment décidé de déléguer chaque année à ce contrôle un membre de la commission centrale des bibliothèques universitaires, avec le titre d'«inspecteur du service des échanges universitaires», chargé en outre de correspondre avec les universités étrangères et de proposer les modifications désirables[378].
286. Budget des dépenses. — Les budgets des académies sont arrêtés par le ministre de l'instruction publique auquel les recteurs adressent leurs propositions consignées sur un cadre ad hoc envoyé par le ministère. Ils sont préparés de telle sorte que chaque faculté sait au commencement de l'année de quelle somme elle pourra disposer. Les listes d'acquisition des livres et d'abonnement aux recueils périodiques sont envoyées au ministère en même temps que le projet de budget; celui-ci en triple, celles-là en double exemplaire[379].
Le crédit affecté aux acquisitions est ouvert dès le début de l'exercice, sous la réserve qu'il n'en sera fait emploi qu'après approbation par le ministre de la liste des ouvrages demandés. Toutefois, en cette matière, il y a lieu de tenir compte des occasions d'achat qui demandent une décision immédiate et ne laissent pas le temps de consulter l'autorité centrale: aussi le ministre, pour ne pas entraver l'initiative des professeurs et des bibliothécaires, a-t-il autorisé ces derniers à disposer, avec l'assentiment de la commission de surveillance et sans lui en référer au préalable, de la moitié du crédit total attribué à chaque faculté; les dépenses ainsi faites donnent lieu aux justifications ordinaires[380]. Les listes des acquisitions à solder sur l'autre moitié du crédit sont soumises à la commission centrale des bibliothèques.
287. Pour la répartition du budget, chaque faculté discute, sous la présidence de son doyen, le montant de la dépense probable qu'elle juge nécessaire. Tous les membres, professeurs, agrégés, maîtres de conférences, chargés de cours et suppléants assistent à la réunion et présentent leur liste d'acquisitions en faisant valoir les raisons qui la justifient. La commission de la bibliothèque adresse ensuite au recteur des propositions motivées pour ramener les demandes des sections au chiffre total alloué. Le recteur statue sur ces propositions en conseil de perfectionnement; on peut toujours, en cas de motifs graves, revenir sur le partage provisoire fait entre les différentes facultés.
288. Le recteur fait connaître au ministre, dans la dernière semaine de chaque trimestre, les acquisitions faites sur la moitié dont la disposition est réservée à son initiative: il joint à cet état récapitulatif un rapport du bibliothécaire accompagné de ses observations. Il est recommandé de faire une réserve sur la moitié du crédit disponible pour profiter des occasions de librairie ou satisfaire aux exigences imprévues, en particulier aux enseignements nouveaux qui seraient confiés, dans le courant de l'année, à des titulaires ou à des maîtres de conférences. Au surplus, l'initiative laissée au bibliothécaire, sous la direction du recteur, doit être étendue autant que possible dans l'intérêt du service dont, mieux que personne, il peut apprécier les besoins[381].