Leurs rapports sont adressés annuellement au ministre de l'instruction publique par l'intermédiaire du préfet.
Les administrateurs, les bibliothécaires ou les commissions de surveillance des bibliothèques qui ont obtenu une concession du ministère doivent également adresser, chaque année, au ministre et par la même voie, un rapport sur l'état de la bibliothèque, son accroissement, ses services, ses ressources et les progrès réalisés. Le préfet vise ce rapport et, en le transmettant, l'accompagne, s'il y a lieu, de ses observations personnelles[641].
452. Le règlement du budget communal appartient aux préfets. Ces fonctionnaires doivent refuser leur approbation à tout crédit destiné à l'acquisition de livres auxquels l'estampille aurait été refusée ou retirée pour le colportage[642] ou qui ne figureraient pas sur le catalogue officiel. En cas d'infraction à leur décision, ils devraient rejeter à l'avenir toute inscription nouvelle de crédit. Leurs pouvoirs à cet égard ne sont pas contestables; ils les tiennent du décret du 25 mars 1852 (tableau A, 35o) maintenu en vigueur par la loi du 24 juillet 1867, sous la réserve de l'exception introduite par l'article 2[643].
453. Classement. — Dans une instruction sommaire sur le classement des bibliothèques populaires[644], l'administration a recommandé l'adoption des dispositions suivantes; 1o Un numérotage simple, unique, immuable; simple, c'est-à-dire excluant toute surcharge de lettres caractéristiques, sous-chiffres et autres signes particuliers; unique, c'est-à-dire sans double emploi nécessitant des suppléments de désignations générales; immuable, c'est-à-dire ne pouvant être changé sous aucun prétexte.
- 2o Un triple catalogue, comprenant: un catalogue-inventaire, qui représente les ouvrages dans l'ordre de leurs numéros et sert à la fois de registre d'entrée et de moyen de récolement; un catalogue alphabétique, et un catalogue méthodique, qui répondent, l'un aux demandes par noms d'auteurs, l'autre aux demandes sur un sujet déterminé.
Ce que nous avons dit ailleurs, en traitant des bibliothèques universitaires, du numérotage, de l'étiquetage, de la confection des catalogues, de la rédaction des cartes, s'applique aussi bien aux bibliothèques populaires. De même, le meilleur placement sur les rayons consiste à répartir les volumes par formats: dans le grand format on range tous ceux hauts de plus de 35 centimètres; dans le moyen format ceux hauts de 25 à 35 centimètres; dans le petit format ceux qui n'atteignent pas 25 centimètres.
454. La division par matières la plus pratique, avons-nous vu, est celle de Brunet. On en a restreint le cadre à l'usage des bibliothèques populaires.
Ce cadre est uniquement fait pour guider les bibliothécaires dans la rédaction de leur catalogue méthodique; il ne leur est pas imposé: il comporte d'ailleurs trop de divisions encore pour les petites bibliothèques[645].
455. Il est à peine besoin de dire que, dans les bibliothèques de prêt, il est indispensable de tenir un registre des livres prêtés, avec mention des détériorations et des pertes.
Enfin, on ne saurait trop insister sur l'utilité d'un récolement annuel, total ou partiel, selon l'importance de la bibliothèque.