L’Office international de Bibliographie est donc en possession d’un système de classement dont un premier essai a prouvé l’excellence. Ce système, qu’il a mis à la base de son organisation, il l’a complété en décidant que tous les renseignements bibliographiques qu’il recueillerait seraient portés sur fiches mobiles. Le principe des fiches mobiles n’a plus besoin aujourd’hui d’être défendu. Elles seules permettent de maintenir dans le répertoire un ordre permanent et unique. En effet, le répertoire bibliographique universel a ceci de spécial que son élaboration est continue. Il doit enregistrer la production littéraire à mesure qu’elle lui arrive: de là des intercalations répétées. D’autre part, le collationnement des œuvres anciennes nécessitera un travail considérable et d’une très longue durée. Si le répertoire devait paraître sous forme de livres, la crainte des erreurs et des omissions dans une œuvre définitive aussi considérable en ferait retarder indéfiniment la publication. Le système de fiches, au contraire, permet de livrer les documents bibliographiques à la publicité par petites quantités à la fois et dès qu’ils sont élaborés. En indiquant par un nombre classificateur sur chaque fiche sa place exacte dans le Répertoire, tous les inconvénients inhérents à ce genre de publication sont écartés.

Aux objections que les catalogues sur fiches peuvent difficilement être mis à la disposition du public qui en troublerait le bon ordre, et qu’ils présentent l’inconvénient de n’offrir à la lecture qu’un seul renseignement à la fois, M. le Dr Rudolph a répondu victorieusement en façonnant un ingénieux appareil dont voici la description:

M. Rudolph insère les fiches, auxquelles il donne la plus petite dimension possible, entre deux glissoires en métal, placées aux deux côtés de feuilles de fort carton ou de bois très mince, qui constituent ainsi des porte-fiches. Ces porte-fiches sont réunis les uns aux autres au moyen de broches facilement démontables. Ils forment ainsi une sorte de grand livre qui ressemble assez bien aux petits albums dont les photographies sont collées sur une longue bande de toile qui se replie.

Les porte-fiches, tout garnis de leurs notes bibliographiques et réunis bout à bout les uns aux autres en une chaîne sans fin, sont placés dans une armoire en bois, d’un mètre de hauteur environ, et dont la partie supérieure est formée d’une glace. Ils y reposent sur deux tambours hexagonaux qu’une manivelle fait tourner dans les deux sens. Le mouvement imprimé aux tambours entraîne les porte-fiches dont la série se déroule devant la glace. L’armoire est fermée à clef: le public ne peut donc toucher aux fiches qu’elle renferme. Le lecteur qui cherche un renseignement se place devant la glace et tourne la manivelle jusqu’à ce qu’il ait fait apparaître la série des renseignements qu’il cherche. Quatre porte-fiches, pouvant contenir chacun 45 fiches de trois lignes, se présentent à la fois à son inspection et lui donnent ainsi toutes les facilités de lecture d’un livre. D’autre part, les avantages inhérents au système de fiches sont conservés, puisque la mobilité des fiches entre les glissoires des porte-fiches, et la possibilité d’ajouter de nouveaux porte-fiches là où besoin en est, rendent très aisée l’intercalation de renseignements ultérieurs.

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Les fiches sont classées dans le répertoire de l’Office conformément à leur rang dans la Classification décimale. Pour faciliter les recherches, les fiches bibliographiques qui sont blanches sont intercalées derrière des fiches de classement coloriées et plus hautes que les autres. Ces fiches de classement portent aussi les nombres classificateurs. Leur couleur et leur format varient avec le degré de la division qu’elles servent à marquer. Les fiches bibliographiques, elles, portent le nom de l’auteur, le titre du livre, son étendue en nombre de pages, son format, le nom de l’éditeur, l’année de l’édition et le prix du volume ou le titre de la revue, l’année et la page. Chaque fiche porte en outre des mentions bibliographiques plus ou moins complètes suivant la nature de l’ouvrage bibliographié. C’est d’abord et pour toutes les fiches l’indice de classement—c’est-à-dire le nombre classificateur de la Classification décimale—et l’indice d’identité ou numéro d’ordre. Le Répertoire bibliographique, c’est l’état civil des œuvres de l’esprit. Il importe donc que concurremment avec un nom de famille, ici l’indice de classement, chaque écrit reçoive un nom individuel qui est l’indice d’identité. C’est, dans le système de l’Office, un numéro de série ne se répétant jamais deux fois. Chaque année constitue une série nouvelle qui se distingue des autres par le quantième même de l’année qui devient son dénominateur. Ainsi, tous les livres et articles parus en 1895, appartiennent à une même série dont les numéros sont attribués aux ouvrages à mesure qu’ils arrivent à la connaissance de l’Office. Cette série a pour dénominateur 1895.

Ex.: 12,525 / 1895 , tandis que le dénominateur de la série des livres de 1848 est 1848. Ex.: 12,525 / 1848 et ainsi de suite.

Il est possible ainsi d’identifier chaque livre tout en évitant l’écueil de nombres trop élevés. D’autre part, ces séries distinctes serviront de base à la statistique des œuvres intellectuelles d’autant plus facilement qu’elles se combineront avec l’indice de classe. Il est possible de savoir pour chaque année le nombre total d’ouvrages publiés et le nombre particulier de chaque espèce de livres. L’indice d’identité facilite aussi la rectification des erreurs. Lorsqu’un membre quelconque de la vaste Coopérative bibliographique que se propose de créer l’Office aura signalé à l’administration centrale une erreur de classement, lorsqu’aussi le grossissement d’une catégorie ou l’arrivée d’une matière neuve ou omise nécessitera la création de subdivisions nouvelles, il deviendra facile d’indiquer à tous les associés les rectifications et remaniements utiles à faire. L’Office, par exemple, fera savoir par la voie d’un Bulletin périodique destiné à maintenir l’unité de classification entre tous les Répertoires locaux que la fiche 12,525 / 1895 classée sous 525.3, doit être rangée sous 523.2, ou bien encore que la division ultime 525.3 sera subdivisée dorénavant en 525.31 et 525.32. Qu’en conséquence les fiches classées sous l’ancienne division seront classées comme suit:

Sous 525.31 12525 / 1895 12537 / 1848 etc.

Sous 525.32 536 / 1836 2741 / 1858 etc.