Venendo dalle norme generali alle particolari, ecco quali sono i libri o registri consigliabili alle latterie sociali cooperative:
- 1. Il libretto dei portatori di latte.
- 2. Il registro di ricevimento del latte.
- 3. Il registro di fabbricazione dei latticini.
- 4. Il libro magazzino (carico e scarico).
- 5. Il partitario dei soci.
- 6. Il libro dei mandati di pagamento (a madre e figlia).
- 7. Il libro reversali (a madre e figlia).
- 8. Il libro dei soci.
- 9. Il giornale.
- 10. Il libro inventario.
- 11. Il libro dei verbali delle adunanze.
I primi quattro libri possono essere tenuti in corrente dal casaro; sta bene che siano a lui confidati perchè riguardano operazioni strettamente connesse al suo ufficio e delle quali deve pur rendere conto. Gli altri libri devono essere tenuti dal Consiglio d'amministrazione, particolarmente rappresentato dalle persone del presidente e del segretario, i quali appongono la loro firma laddove occorre appunto la loro azione diretta, come succede, per esempio, col libro dei mandati e delle reversali.
Se nessun membro del Consiglio si assume la tenuta dei libri in discorso, si affida questo compito ad un contabile, che può essere anche persona estranea alla latteria ed al quale si conferisce una congrua retribuzione. Ciò però non esonera l'amministrazione dalla responsabilità che le spetta, nè esonera il presidente ed il segretario, o coloro che ne fanno le veci, di controfirmare quei documenti che s'intendono emanati da loro, perchè sono atti amministrativi che lo Statuto sociale ed il Codice di commercio affidano alla loro iniziativa ed alla loro autorità.
Leggendo il surriferito elenco dai registri di contabilità, alcuni lettori troveranno che c'è troppa roba e qualche altro lettore troverà invece che manca qualche altro libro. Ma a prevenire il troppo degli uni ed il poco degli altri ho già dichiarato in principio di questo capitolo che ogni latteria vede la contabilità da un suo proprio punto di vista. Quindi io ammetto che si possa risolvere bene la questione coll'uso di tanti registri come di pochi.
Sotto questo riguardo io credo che gli amministratori faranno bene prima di impiantare la contabilità della nuova latteria ad esaminare la contabilità, ossia la tenuta dei registri, di qualche buona latteria, d'importanza paragonabile alla loro. Vedendo la contabilità in azione, essi prenderanno dall'esempio che hanno sotto gli occhi tutto quanto fa pel caso loro particolare, poi apprezzeranno giustamente l'entità del lavoro che occorre per tenere in corrente i registri di contabilità e di amministrazione e si distribuiranno le mansioni tra loro, oppure sceglieranno le persone idonee a ben eseguirle.
Del resto gli amministratori hanno il dovere di vigilare e di controllare la contabilità, la quale è paragonabile ad una macchina, che s'irruginisce ed indurisce quando rimane inoperosa, mentre che con poco olio e con poco lavoro di pulizia si mantiene lungamente quando il suo funzionamento è continuato in modo regolare e metodico.
Riguardo alla qualità dei registri da tenere in corrente, devesi notare che le latterie sociali costituite legalmente, ossia sulle basi del Codice di commercio, sono obbligate per legge a tenere, oltre ai registri che credono opportuno, i seguenti: il libro dei soci, il giornale, il libro dei verbali delle adunanze, il libro inventario.
L'omissione di questi registri è, più che un errore, un dolo, che può essere causa di seccature, di contravvenzioni e peggio, poichè la magistratura esercita sulle cooperative costituite legalmente un controllo, che a tempo e luogo può tradursi in ispezioni, in esami, in richiami, ecc. Dunque tenendo i sopradetti registri in regola, gli amministratori della latteria possono dire la loro ragione a chiunque ed in qualunque evenienza, particolarmente quando le sorti della latteria volgessero a male o che si manifestasse qualche questione critica ed imbarazzante.
Dei quattro libri sopra citati il più importante è il giornale, il quale è destinato ad esprimere in qualunque momento tutta la situazione economica e finanziaria della latteria. Ottimo modello è il così detto giornale sistema americano, il quale ha molte finche ed è eminentemente e completamente descrittivo. Tenuto alla giornata, come esige il nome stesso, questo libro riassume e compenetra i registri di contabilità più necessari. Sembra a prima vista complicato e grandioso, ma con un po' di pratica che si fa con esso, anche le persone di non grande coltura lo possono adoperare od interpretare senza difficoltà. In fatto di contabilità il giornale americano si può dunque chiamare il libro dei libri, ossia il superlibro, secondo lo stile oggi di moda[7].